Vertrek van uw huidige werkwijze
Geen standaardpakket of technologie op zoek naar een probleem: de gebruikte bronnen, uitzonderingen en het gewenste resultaat bepalen de aanpak.
Administratieve automatisering · Regio Gent & België
Excel en repetitieve administratie automatiseren.
STARLABS helpt KMO’s om terugkerend overtypen, controles en opvolging tussen Excel, e-mail en bestaande bedrijfssoftware te verminderen. We onderzoeken eerst de gegevensstromen, beschikbare koppelingen en uitzonderingen. Pas daarna bouwen we een passende workflow.
Bespreek één concreet proces, uw huidige software en het gewenste resultaat.
Kort antwoord
Kan onze bestaande Excel-werkwijze automatisch met andere software samenwerken?
Dat is vaak mogelijk via een API, webhook, betrouwbare export of een gecontroleerde import. STARLABS onderzoekt welke gegevens mogen doorstromen, hoe ze gevalideerd worden en waar een medewerker moet controleren. De oorspronkelijke Excel kan daarbij behouden blijven als werkdocument of rapport.
Bestaande systemen benutten
We beoordelen eerst veilige koppelingen met wat u vandaag al gebruikt. Vervangen is geen automatisch vertrekpunt.
Herkenbare situaties
Waar handwerk en versnipperde data in de weg zitten
Dit zijn voorbeelden van problemen waarmee u bij STARLABS terechtkunt.
- Medewerkers typen dezelfde klant- of dossiergegevens opnieuw over in spreadsheets en andere systemen.
- Afsluitingen, maandrapporten en terugkerende lijsten vragen telkens dezelfde handmatige exports en controles.
- Informatie uit e-mail en formulieren raakt versnipperd en moet manueel naar de juiste persoon of tool.
- Een foutieve of ontbrekende waarde wordt pas ontdekt nadat meerdere bestanden en systemen zijn bijgewerkt.
Mogelijke toepassingen
Wat we voor uw proces kunnen ontwerpen
De juiste uitwerking wordt tijdens de analyse afgebakend; deze toepassingen zijn geen vooraf gegarandeerde softwarekoppelingen.
Excel gekoppeld aan bedrijfssoftware
Lees toegestane brongegevens uit een API of export, zet ze om naar een afgesproken Excel-structuur en markeer ontbrekende of afwijkende waarden.
Terugkerende rapporten
Verzamel gegevens op afgesproken momenten, controleer de invoer en genereer een rapport dat medewerkers nog kunnen nakijken.
Dossierintake en administratie
Combineer gegevens uit formulieren, e-mail en bestanden tot een gecontroleerde invoerflow met duidelijke statussen.
Opvolging en goedkeuring
Laat een workflow een taak klaarzetten wanneer informatie ontbreekt of een financiële of operationele beslissing menselijke controle vereist.
Voorbeeldarchitectuur
Illustratief voorbeeld: van brongegevens naar afsluitings-Excel
Onderstaande stappen beschrijven een mogelijke implementatie, geen reeds opgeleverde klantcase. De werkelijke haalbaarheid hangt af van de gebruikte software, API-rechten en kwaliteit van de data.
Brongegevens ophalen
De workflow leest alleen toegestane velden via een API of beschikbare export.
Structuur en controles
Gegevens worden aan het juiste tabblad en de juiste kolommen gekoppeld. Ontbrekende waarden of verschillen worden gemeld.
Excel voorbereiden
Een bestaand sjabloon wordt gevuld zonder dat berekeningen en handmatige controle zomaar verdwijnen.
Menselijke goedkeuring
De verantwoordelijke controleert afwijkingen en keurt de output goed voordat verdere acties plaatsvinden.
Werkwijze
Van een afgebakend probleem naar een controleerbare toepassing
Proces in kaart brengen
We bekijken één terugkerende taak, het huidige Excel-bestand, de gebruikte systemen en de meest voorkomende uitzonderingen.
Koppelingen controleren
We verifiëren welke API’s, webhooks en exportmogelijkheden werkelijk beschikbaar zijn, inclusief rechten en eventuele leveranciersvoorwaarden.
Beperkte proef bouwen
Een kleine, afgebakende workflow toont of de datastroom en controles werken voordat een bredere implementatie wordt afgesproken.
Testen en opvolgen
We testen normale invoer, ontbrekende velden, dubbele records en foutscenario’s. Waar nodig voorzien we logging en herstel.
Technische grens
Wat we eerst moeten verifiëren
Niet ieder Excel-proces moet volledig geautomatiseerd worden. Zonder betrouwbare brondata, bruikbare koppeling of helder goedkeuringsproces kan een beperkte workflow of eerst betere procesafspraken verstandiger zijn. Een specifieke softwarekoppeling wordt pas toegezegd na technische verificatie.
Veelgestelde vragen
Praktisch voor uw bedrijf
Heldere antwoorden voordat u een traject of technologie kiest.
Kan STARLABS bestaande Excel-bestanden behouden?
Dat kan vaak. We bekijken welke tabbladen, formules en controles behouden moeten blijven en of we alleen de brongegevens kunnen aanvullen.
Kunnen we boekhoudsoftware of een ERP koppelen?
Dat hangt af van de concrete software, API- of exportmogelijkheden, toegangsrechten en leverancierseisen. We bevestigen de haalbaarheid pas na controle van het gekozen systeem.
Hebben we AI nodig om Excel te automatiseren?
Niet noodzakelijk. Gegevensoverdracht, formules en vaste controles horen meestal thuis in gewone automatisering. AI is pas zinvol bij bijvoorbeeld ongestructureerde documenten of tekst.
Wat gebeurt er bij fouten of dubbele gegevens?
We definiëren validatie, herkenning van dubbels en herstel- of goedkeuringsstappen voordat een workflow in productie gaat.
Moeten we al onze administratie in één keer automatiseren?
Nee. We kunnen beginnen met één terugkerend proces en een beperkt aantal tabbladen of velden. Pas na een geslaagde test bespreken we uitbreiding.
Verder verkennen
Gerelateerde diensten, voorbeelden en kennis
Volgende stap
Een gelijkaardig proces binnen uw bedrijf?
Breng de huidige werkwijze en belangrijkste knelpunten mee. We bekijken welke oplossing technisch haalbaar is en waar automatisering werkelijk iets kan vereenvoudigen.
90–120 minuten. Bespreek één concreet proces; geen technische voorbereiding nodig.